Dit is het eerste deel van een vierdelige serie die het proces van offerteaanvraag tot uitlevering van riolering bij De Hamer laat zien.
Voordat u van een werkende
riolering zeker kunt zijn, gaat er heel wat aan vooraf. In deze mini-serie krijgt u een kijkje in de “ISO 9001 keuken” van Betonindustrie De Hamer, afdeling riolering. Als schakel tussen de rioolontwerper en de aannemer. Want iemand moet de
producten toch maken?
Offerteaanvraag
Het begint bij De Hamer allemaal met een offerteaanvraag, op jaarbasis zijn dat er duizenden. Bij binnenkomst worden deze aanvragen binnen vier uur ingeboekt en zo nodig gebundeld met andere aanvragers. Om zeker te zijn dat een aanvraag compleet is, worden alle eerste aanvragen gescreend. Indien nodig wordt om aanvullende documenten gevraagd, anders kan er geen correcte offerte worden opgesteld. Nota’s van inlichting worden op dezelfde wijze verwerkt en ingeboekt.
Alle ingeboekte offerteaanvragen volgen zowel een analoog als digitaal pad. Zo zijn ze altijd traceerbaar. Ongeveer vijf werkdagen voor aanbesteding werkt de afdeling calculatie de offertes uit.
“Zo voorkomen we dat vroeg uitgewerkte offertes moeten worden herzien zodra een Nota van Inlichtingen binnenkomt”, aldus Coen La Roi, verkoopleider
binnendienst.
Puzzelen
Bestekken met verschillende herkomst vertonen over het algemeen grote onderlinge verschillen. Het is soms dan ook een behoorlijke puzzel. Iedere gemeente heeft zo zijn eigen voorkeuren voor
stroomprofielen en zandvangen. In haar
76-jarig bestaan heeft De Hamer veel kennis opgebouwd, en in overleg met het eigen bedrijfsbureau is de traditie ontstaan dat De Hamer alleen aanbiedt wat daadwerkelijk kan worden gemaakt.
“Kan iets niet worden gemaakt, dan maken we daar duidelijk melding van en bieden een alternatief aan”.
Alternatief
Een alternatief is niet per se een goedkopere oplossing, maar een andere en vaak betere. Eén die de aannemer tijd bij het installeren bespaart, of één die simpelweg praktischer is. Het meest voorkomende voorbeeld is de metselsparing, die de aannemer tijd kost om dicht te metselen. In veel gevallen kan er toch fabrieksmatig een prefab (hoekverdraaide) buissparing worden opgenomen. Daardoor wint de aannemer tijd, en neemt de betrouwbaarheid van het riool toe.
Er speelt wel een commercieel dilemma: wanneer is het juiste moment om je alternatief aan te bieden? Het bestek is bij inschrijving altijd leidend, dus iedere afwijking daarop vormt voor de aannemer een risico.
Als de offerte eenmaal in Excel is opgesteld, dan wordt deze nog één maal gecontroleerd op fouten. Wordt hij goed bevonden, dan gaat de offerte naar alle aanvragers van het betreffende werk.
“Wij streven ernaar de beste offertekwaliteit in de markt te kunnen leveren”. Na aanbesteding volgen onze accountmanagers de offertes op, daarover leest u meer in deel 2 van deze mini-serie.
In de nieuwsbrief van januari kunt u meer lezen over 'van opdracht tot puttenstaat'.
Deel 2: Van opdracht tot puttenstaat
Deel 3: In productie
Deel 4: Logistieke afhandeling
